当社のサービスは、「お客様がなるべく楽になるように」という考え方のもとに、当社が正確な帳簿を低コストで作成するために最小限のことだけをしていただければよいようになっています。
お客様に担当
していただくこと |
- 日常取引（請求・集金・支払・入金確認等）
- 現金管理
- 立替精算
- 証憑書類の送付
- 質問への回答
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| 当社の担当 |
- 勘定科目の判断
- 会計ソフトへの入力
- 不明点の質問
- 月次試算表（貸借対照表・損益計算書）の作成
- 決算時の残高確認
- 税務申告の手配（担当の税理士に申し送り）
- 証憑書類の貼付・ファイリング
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| 税理士の担当 |
- 税務申告書の作成・捺印
- 税務相談
- 税務署等への届出
- 税務調査対応
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【納品・返却物】
| 毎月 |
- 月次試算表（貸借対照表・損益計算書・月次残高推移表・補助残高一覧表）
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| 決算処理終了後 |
- 決算書・税務申告書控え（税理士より）
- 総勘定元帳
- 補助元帳
- ファイリングした証憑書類
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【注意事項】
決算処理終了後の納品は、次年度の1ヶ月目の納品時になります。
経理の仕事の95％は毎月同じ内容の繰り返しです。伝票を見ると、日付と金額だけが違うものが大量にあります。こうした会社での経理業務の多くは、ほぼ決まった請求書と、少額の領収証、預金通帳と現金の推移をきちんと押さえていけば、会計処理はほとんど問題なくできるのです。まさにマニュアル化に適した業務です。
ところが、中小企業が自社で経理を行う場合、専任の担当者がいないなどの問題で、マニュアルを作る労力の方が大きくなってしまい、あまり現実的ではありません。その結果、担当者が変わると処理方法が変わってしまったり、同じ担当者でも毎月の処理に一貫性がないなどの問題が出てきます。
当社は多数のお客様の会計処理をさせていただいているため、こうした定例的な取引の処理方法を全て業務処理マニュアルで定義してしまい、誰が処理しても同じ結果が出るようにしています。これで、95％のルーチン業務については完璧です。
業務処理マニュアルは、全てのお客様に共通の処理方法が記述されています。しかし、会社毎に異なる処理があるのもまた事実です。そこで、一社一社のお客様毎に「処理要項」というもう一つの個別マニュアルを作り、業務処理マニュアルとは違う処理方法がある場合について明確に記述しています。これによって、会社による科目体系や分類方法の違い、業界特有の取引慣行などにも対応しており、お客様個別の事情が画一的な基準に無理に当てはめられてしまうこともありません。
この処理要項は、お客様を担当させていただく当社のコンサルタントが、決まったフォームを元に作成します。お客様の事情を最も良くわかっている担当コンサルタントが、自らお客様の業務を処理しながら処理要項を作成することで、業務処理マニュアルだけでは対応できない処理をもれなく書き出していくことができるのです。
当社の業務処理マニュアルには、どのスタッフでも最速で同じ処理結果を出せるように、非常に細かいことまで決めてあります。例えば、こんなことがあります。
- 会計ソフトへの入力時には、キーボードの手前に入力中の資料を置き、入力が終わったものを左に重ねていく。
- 入力時には、前月分の伝票を会計ソフト上でコピーして日付・金額を書き換えて使う。
- 摘要の書き方は、「取引の形態」、「相手先」、「購入品目」、「x月分」、「特記事項」という順番で書き、それぞれの間を半角スペースで区切る。カタカナは全て半角にし、（株）（有）等は省略する。
- 不明点がある場合は全て質問シートに書き出し、不明な部分を「仮払金 − その他」として仮入力して、不明点がある資料は黄色いクリアフォルダに入れる。迷って作業を止めてはいけない。
- 入力後の資料は青いクリアフォルダに入れる。
- 資料保管の順番は、手前が処理済みの青フォルダ（月順）、その奥に質問中の資料（黄色いフォルダ）、未処理の資料（赤いフォルダ）を置く。
上記は一例です。多くのお客様のデータを処理しながら積み重ねた豊富な経験から、当社では極端なまでの標準化を推進し、正確で高速な処理ができる体制を追求してきました。他にも、インフラとなるOSやソフト・日本語変換システム等は、こうした業務に最適な形で全てのパソコンが同じ設定になっており、誰がどのパソコンを使っても同じ結果が出せるようになっています。こうして管理を徹底することにより、速くて正確な処理が可能になります。業務マニュアルには「必ず」という言葉が多用されていますが、逆に「処理する」などという曖昧な言葉は一切使用していません。
上記のように定型的な処理をすると、逆に、例外的な処理が難しくなるのが普通です。これをカバーするのが当社のコンサルタントです。お客様と直接お会いする担当コンサルタントが持っている情報量は膨大です。茶飲み話に出てきたことでも、思い出せば有用なヒントになることがあるのです。こういった情報を元に、アルバイトスタッフが抽出した質問事項を担当コンサルタントが解明するという業務の流れができています。担当コンサルタントも知らない事項があった場合には、お客様への質問として電子メールやFAXをお送りします。回答をいただければ問題は解決し、帳簿にそれを反映すると、月次試算表として納品できる状態になります。
また、質問した事項と頂いた回答は、業務処理マニュアルや処理要項に追加していって、もう一度同じ質問をしなくてもすむようにしています。
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