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独立前に在籍していた会社でそうやっていたから、税理士に言われるままに現金出納帳をつけているなど、経緯は色々あるかと思いますが、いずれにしても、会社に置いていない現金を決算書に記載するのは間違いです。
現金とは、お札・コインの他に、他社から受け取った小切手、切手、印紙など、お札・コインに準じて一定範囲の支払に扱えるものをいいます。また、最近ではスマホやICカードなどにチャージした電子マネーも現金として扱います。
こういったものを、決算日の業務終了時点でいくらあるか数えて、その合計額と、決算書に表記される現金の残高は一致していなければいけません。小さな会社であれば、社長のプライベートなお財布と混ざってしまっているということも多いかと思います。それは、本来なら「会社の現金で支払う」ことと「誰かが立て替えてあとで精算する」という行為が混同されているからです。この二つは、帳簿をつける際には明確に区別しないと、帳簿、ひいては決算書がおかしくなってしまいます。
会社に現金がないのに、とりあえず誰かが立て替えた領収証をあとで精算する、そしてそれを現金出納帳につける、ということを繰り返していると、ある日の帳簿上の現金残高がマイナスになります。物理的には現金残高がマイナスという状態は起こりえないので、帳簿が間違っているということを自ら証明してしまったようなものです。
会社の現金を社長のお財布と独立させて管理していない場合、現金出納帳はつけずに、全てを立替精算の形式で帳簿につけることをお勧めします。そうなると、決算書に表記される現金残高はゼロになります。誰かが立て替えた金額は、一般的には未払金という項目に分類されます。そして、その立て替えた金額を精算したら、未払金は0に戻ります。これが正確な帳簿のつけ方です。