経理のコツ

経理処理には、手間やコストを省く、正確性を保つなどの観点で、色々なコツがあります。このコーナーでは、そのコツについて、どうしてそうした方が良いのかという理由と、効果を最大化する具体的な実行方法をお伝えします。

銀行は設備で選ぶ

口座を作る銀行は、どのような基準で選びましたか?

会社を作ったとき、あるいは個人事業を始めたとき、銀行に口座を作ります。サラリーマン時代に給与が振り込まれていた銀行、取引先からの紹介など、いろいろな話を聞きますが、経理の仕事を楽にするという観点から考えると、判断基準は設備が一番です。

銀行とは、入出金、振込、借入などの取引が発生します。自社が銀行とどのような取引を行うことが多いか、その頻度から選ぶと経理は楽になります。例えば、現金で売上が入る小売店や飲食店の場合は、売上を毎日銀行の口座に入金する必要があります。このため、硬貨の出し入れができるATMが近くにある銀行を選ぶと良いのです。硬貨が使えるかどうかによって、ぴったりの金額を通帳に預け入れたり引き出したりすることができます。これが意外に重要で、ぴったりの金額を出し入れしていると、通帳がメモの代わりになるからです。

また、前回のメルマガで書いたように、会社で現金を持たなくてすむ場合、銀行との取引は全てインターネットバンキングを使うのが効率的ですから、インターネットバンキングの機能やインターフェイスが優れている銀行を選びましょう。いくつかの銀行のインターネットバンキングを使ってみましたが、私の知っている範囲では、法人用では東京三菱銀行のインターネットバンキングが最も使いやすいと思います。インターネットバンキングは、複数の取引先に一括で振込ができること、取引明細のプリントアウトに必要な情報が全て入っていて、詳細ページの表示が必要ないこと、CSVファイルなどでデジタルデータが取得できることがポイントです。

ATMで振込を行うのなら、速いATMをたくさん備えていて行列ができにくい銀行を使えば、並ぶ時間を短くすることができます。窓口で総合振込などを行うのなら、窓口の応対人数が多くて待ち時間が短くすむ銀行が良いです。さらに、社長一人だけの会社で営業に飛び歩いている場合などは、支店やATMが多く、どこからでも振込が行えるような銀行を選ぶことが大切です。会社や自宅など、振込や預金引き出しを行う場所の近くに支店やATMがあれば、それも便利でしょう。しかし、あるだけではなく、行列ができやすいかどうかをチェックしておくことを忘れないようにしましょう。

店舗営業を行っていて現金を扱う場合には、かつては信用金庫の営業担当者が毎日集金に来てくれましたが、最近は集金しない方針に転換している信用金庫が多いので、こうしたサービスを続けてくれている信用金庫は貴重です。あるいは、それに代わるものとしては、夜間金庫もよいでしょう。ただし、現金を持ち歩いて強盗に遭うといった事件も起こっているため、集金の方が安心です。

また、通帳の記帳のされ方も大きな要素です。つい最近まで、みずほ銀行、三井住友銀行などは、お金を振り込んだ場合に、その相手先の名前が通帳に表記されませんでした。こうなると、振込明細票を全て取っておかないと振込の相手がわからず、後で経理処理をするときに、いちいち通帳にメモを入れたり、思い出せないものは銀行に問い合わせたりしないとならず、非常に非効率です。実際に、決算直前までこういった処理をせずにいた会社では、振込先名の照会に時間がかかってしまって決算に間に合わなかった例などもあります。銀行同士の合併などがあるとシステムが統合されるため、どちらの系統の通帳なのか、あるいは新しい通帳なのか古い通帳なのかで、通帳の種類が変わってくることもありますので要注意です。

また、インターネットバンキングを使ったときだけ通帳に相手先名が記載されないような通帳もあります。全ての場合に相手先名が通帳に記載されるかどうか、口座を作る前に確認するとよいでしょう。

最も多く使う口座を置いてある銀行は、そのまま会社のメインバンクになります。借り入れなどの取引が始まってしまうと、使い勝手だけの理由で変えるのは相当難しいものです。口座を作る前には、上記のような点を考えてから作ることが大切です。

今日のポイント

・お金の出し入れをする口座は、設備で選ぶと経理業務が楽になる
・ATMは硬貨が使えるところが良い
・インターネットバンキングは、機能で比較
・支店やATMは、スピーディーに処理できて行列ができないところが良い
・通帳は振込先の情報が記載されるタイプのものが良い
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